За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате

За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате Юридическая защита аутсорсинг

Сеть кофеен Jeffreys запустили в марте 2014 года в виде тайм-кофейни, где гости платят за время, а напитки и десерты можно взять бесплатно. В новом месте делали ставку на сервис и качество кофе. За 5 лет компания выросла до сети из 15 заведений, отказалась от платы за время, запустила франшизу. С ростом компании выяснилось, что бухгалтерия на аутсорсе — не лучший вариант для стабильного бизнеса. В мае 2017 года, после сдачи налоговой отчетности, основатели кофейни это осознали. Вот с какими проблемами они столкнулись и почему наняли в штат первого бухгалтера.

Бухгалтер и минус 1,5 млн руб.

Мы не боимся называть себя качественной попсой, активно внедряем технологии и любим партизанский маркетинг. Мы росли за собственные деньги, поэтому всегда стремились к получению прибыли здесь и сейчас, ведь «в долгосрочном периоде мы все умрем» (Джон Кейнс).

Кофейный бизнес состоит из множества мелких и специфичных деталей, поэтому бухгалтерский учет играет в нашем бизнесе важную роль. В маркетинге вы можете «слить» бюджет, а в бухгалтерии заложить бомбу замедленного действия, даже если платите все налоги, — тут многое поставлено на карту.

В апреле 2017 года, когда наступило время для уплаты налогов, мы столкнулись с отсутствием в бухгалтерской базе части первичных документов, особенно тех, что касались наличных платежей. Например, так было с поставками из Metro, который очень нелоялен к безналичным расчётам, с уборкой, где мы часто договаривались на местах, и с промоутерами. Для этих задач в кофейне собиралась первичная бухгалтерская документация, которая затем передавалась бухгалтерии.

В нашем случае далеко не вся документация вбивалась в базу 1С — видимо, наш подрядчик решил сэкономить время на обслуживание. В результате не было учтено расходов на 1,5 млн руб. Часть документов мы, конечно, восстановили, но все равно потеряли около 110 тыс. руб. из-за искусственно образовавшейся прибыли — это примерно 9 тыс. руб. в месяц.

Блокировка в налоговой

В июне 2016 года, когда мы открывали точку «кофе с собой» на Пушкинской, по требованию налоговой заблокировали около 190 тыс. руб. на нашем счете, а затем и сам счёт, потому что на нем оставалась меньшая сумма. За 4 дня до открытия мы не могли довнести деньги, оплатить оборудование и поставки.

Оказалось, налоговая изменила реквизиты, аутсорсинговая компания это вовремя не отследила (и это была не главная проблема). Самым печальным в данной ситуации стало то, что разблокировкой мы занимались самостоятельно, не имея ни знаний, ни опыта. Именно в тот момент мы не отказались от аутсорсинга (это была ошибка), но хотя бы начали над этим задумываться.

Когда у вас нет доступа к бухгалтерской базе, вы не контролируете ситуацию, но это только часть проблемы. Страшнее то, что аутсоринговая компания не может оперативно вам помочь, физически находясь в другом городе.

Что мы сделали

Мы примерно оценили все издержки аутсорсинга бухгалтерии в расчёте на месяц:

оплата услуг компании — 21 тыс. руб.; издержки из-за отсутствия первичной документации — 9 тыс. руб.; необходимость самостоятельного ведения управленческой отчетности — 12 тыс. руб.; прочие издержки (отсутствие прозрачности, ответственности, худшее принятие решений из-за удаленной работы) — очень условные 10-15 тыс. руб. в месяц.

Мы приняли решение нанять собственного бухгалтера на неполный день за 35 тыс. руб. Это был специалист из крупнейшего ресторанного холдинга, который дважды в неделю появлялся у нас в офисе, был на связи, разгреб авгиевы конюшни и наладил ежемесячную отчётность.

Полную версию статьи читайте в источнике: Журнал Inc.

Источник: ИА Клерк.Ру

За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате Юридическая защита аутсорсинг

(Visited 9 times, 1 visits today)

Поделитесь с друзьями!

Читайте также

Косвенные налоговые доказательства как «туча», возникшая из ничего. Как с ней бороться?... Одной из самых распространенных тактик налоговых органов по доказыванию в ходе проверок различных налоговых правонарушений является тактика сбор...
Личный кабинет ОФД дополнили аналитикой и инструментами обработки чеков Предприниматели получили онлайн-контроль бизнеса и удобство пользования сервисом.Личный кабинет ОФД пополнился новым функционалом.Теперь каждый клиент...
Что будет с налоговыми льготами при регистрации «обособки» Участник проекта «Сколково» регистрирует обособленное подразделение, что будет с налоговыми льготами? Понятие обособленного подраздел...
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность орга...
Как считать фиксированные взносы ИП за неполный год Согласно пункту 3 статьи 430 НК, если ИП начинают осуществлять деятельность в течение расчетного периода, фиксированный размер страховых взносо...
четыре способа работать в России Рекомендации юриста. Россия желает быть открытой для иностранных инвестиций. Она стремится создавать благоприятные условия для...
Эксперт оценил сервис «Клерка» по проверке контрагентов На днях на нашем сайте появился бесплатный сервис с поиском по базе открытых данных ФНС по налогоплательщикам. Напомним, вместо обещанног...
Судебная практика: увольнение за прогулы Когда отсутствие на рабочем месте считается прогулом? Как работодатель должен вести учет рабочего времени? О решениях судов в данном обзоре. Рабо...