Топ-7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

О современных методах управления рабочими процессами и как их можно применять в бухгалтерии рассказывает Артур Нек — управляющий партнер Kaiten, аккредитованный Kanban-тренер и консультант по Agile, Scrum и классическому проектному управлению.

Хотя бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, от нее зависят остальные направления компании.

Через бухгалтерскую службу проходят все приказы, свидетельства, договоры, оплаты и прочее. И чем эффективнее она обрабатывает заявки, тем быстрее движется работа всей компании. 

Но часто возникает такой парадокс: 

  • Заказчики сетуют на то, что в бухгалтерия работает медленно;

  • А сами бухгалтеры завалены задачами и работают на пределе сил.

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

Давайте разбираться, почему так происходит и как можно сделать работу бухгалтерии комфортной и эффективной с помощью современных инструментов управления рабочими процессами.

А в чем, собственно, проблема?

Всю бухгалтерскую работу, будь то штатная служба или аутсорсинговая компания, можно разделить на 2 типа задач: разовые и регулярные.

Разовые задачи поступают ситуативно от разных лиц, регулярные — должны укладываться в регламентированные государством сроки, поэтому привязаны к календарю.

Проблема в том, чтобы организовать управляемый процесс обработки этих задач — быстро реагировать на разовые задачи, вовремя выполнять регулярные и найти время на рутину вроде проверки документов, разбора почты, совещания и пр. А это непросто сделать без современных инструментов визуализации и управления процессами, которые бухгалтеры часто игнорируют.

В типичной бухгалтерии работа с задачами ведется по-старинке — через почту.

В более продвинутых — выстраивается вокруг электронного документооборота, что уже лучше, потому что это дает понимание какие задачи нужно выполнить и когда.

Но ни тот ни другой подход не показывает, чем именно сейчас занимается специалист, какие задачи сколько времени отнимают, какие из них более приоритетны, а какие можно отложить на потом.

Отсюда появляется эффект белки в колесе — работы все больше и она никак не кончается, как ни трудись.

Решение — использовать специальные инструменты и техники для визуализации и оптимизации рабочих процессов. Ниже дадим чек-лист таких инструментов.

1. Визуализация задач — персональный канбан

Главное правило для повышения эффективности работы — записывать и визуализировать любые задачи, которые к вам поступают.

Можно делать это в обычном блокноте, но удобнее — на канбан-доске в таск-трекере.

Задачи в нем ставятся в рамках зоны ответственностина конкретного исполнителя и делятся на колонки «Очередь», «В работе» и «Готово».

При этом важно фиксировать не только разовые или регулярные задачи, но и любую работу, на которую вы тратите свое время.

Например, если вам каждый день нужно отправлять отчет или участвовать в совещаниях, эти дела тоже фиксируются на доске. 

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

Так вы будете видеть, на каком этапе находится каждая задача, сколько еще предстоит сделать, а позже — вести аналитику и повышать эффективность работы. 

2. Повышение персональной эффективности

Если бухгалтеру поступает много разноплановых заявок, имеет смысл создать несколько очередей и разграничивать задачи в зависимости от их приоритета или срочности.

Создайте отдельный Тo-do лист с задачами на неделю вперед и еще один — для задач, которые планируете сделать за день.

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

Так вы сможете увидеть, сколько задач у вас находится в активной работе и не метаться между разными делами, пытаясь успеть все сразу. Это повысит вашу эффективность.

Что касается рутинной работы, заранее выделяйте конкретное время на ее выполнение. 

3. Анализ времени, затраченного на каждую задачу

Трекинг времени поможет проанализировать, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи, и понять, что съедает производительность.

Суть подхода проста: начинаете работать над задачей — запускаете таймер. Удобнее делать это в таск-трекере.

Не пугайтесь, трекинг нужен не для тотального контроля, а чтобы понимать, на какие задачи уходит больше времени, сколько работы вы способны выполнить за определенный период, можно ли как-то оптимизировать рутинные дела.

Поэтому стоит вести его максимально честно и записывать в нем любую работу.

Например, если вы потратили время на разбор электронных писем или исправляли ошибки, допущенные в договоре другим сотрудником – это все тоже фиксируется.

В итоге вы будете точно знать свою производительность и понимать, на что уходит рабочее время.

4. Ограничение одновременно выполняемой работы

Возможно, этот факт вас удивит, но чтобы работать эффективнее и выполнять больше задач — нужно брать в работу меньше задач. 

Суть в том, что когда вы одновременно работаете над несколькими задачами, то приходится переключаться между ними, фокус теряется, и работа двигается медленнее. Поэтому количество одновременно выполняемой работы можно и нужно ограничивать.

Когда вы уже знаете свою примерную производительность, то можете установить лимит.

Например, что за день вы можете выполнить 5 задач. Причем в этот лимит должны быть включены и рутинные задачи тоже. 

Соответственно, пока эти 5 задач, которые вы решили выполнить за день, не будут готовы, вы не должны браться за работу, которая не входит в этот список. Справились раньше — пожалуйста, можете взять еще задачи из очереди.

5. Анализ блокировок и зависимостей

Конечно, в реальности рабочий процесс сложнее, чем на бумаге.

Могут неожиданно возникать срочные задачи, время уходит на ожидание документов и согласования, ваша скорость работы зависит и от других коллег тоже.

Хорошая новость в том, что есть инструменты, позволяющие держать под контролем такие ситуации, прогнозировать их и снижать риски.

Суть подхода в том, чтобы сделать блокировки видимыми. То есть когда вы приостанавливаете работу над задачей, фиксировать это и указывать причину паузы. Опять же, удобнее отмечать блокировки с помощью таск-трекера.

Например, вы начали подготовку договора, но ожидаете реквизиты от сотрудника. Фактически в это время работа не ведется, эту задачу можно заблокировать, и заняться другой.

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

Этот подход поможет:

  • не терять задачи, которые в силу разных причин постоянно откладываются;

  • сделать процесс работы более прозрачным;

  • выявлять распространенные причины задержек и принимать решения по их комплексному устранению.

6. Ретроспектива

Раз в месяц будет полезно проводить ретроспективу того, что вы сделали.

Собирать аналитику по всем предыдущим пунктам: сколько задач вы выполнили, какого типа были эти задачи, сколько времени вы над ними работали, почему возникали задержки и так далее.

Такой анализ поможет посмотреть на свою работу «со стороны» и решить, за счет чего можно сделать процесс более эффективным.

7. Повышение эффективности командной работы — агрегированный канбан

Более высокий уровень организации работы бухгалтерии – практики для повышения эффективности работы в команде. В частности, агрегированный Kanban.

В этом случае вместо персональных канбан-досок для каждого специалиста, создается единая доска с делением на «дорожки» для разных исполнителей.

Топ 7 инструментов для организации эффективной работы бухгалтерии управляющая компания документооборот аутсорсинг

Так все направление бухгалтерии работает в едином пространстве и видит задачи друг друга.

Этот подход стимулирует взаимопомощь, соревновательность, взаимозаменяемость сотрудников и совместное обсуждение задач и общих проблемных мест.

На этом этапе у отдела могут появиться командные цели, что способствует повышению эффективности не только отдельных исполнителей, но и всего направления в целом.

Будет ли это работать?

Описанные инструменты управления рабочими процессами изначально применялись в IT-среде, но постепенно распространились на другие сферы интеллектуальной деятельности, где тоже доказали свою эффективность.

В отличие от устаревшего жесткого регулирования, когда отчеты подстраиваются под то, что хочет видеть условный начальник, а не отражают реальную картину действительности, современные методы управления построены на максимальной прозрачности процессов, выявлении проблем и стимулировании сотрудничества.

Если ваша цель — быть эффективным, не сгорать в потоке задач, совершенствовать рабочий процесс, то описанные инструменты вам в этом помогут.

© Источник: ИA Kлepк.Py

(Visited 1 times, 1 visits today)