Пять правил, как делегировать работу

Люди, которые взваливают на себя всю работу, удобны и для подчиненных, и для начальства. Правда, недолго, потому что быстро устают. Чтобы уберечь себя от истощения, нужно научиться делегировать задачи. Давайте разберемся, как это делать правильно.

1. Кому и что можно делегировать

Для начала задайте себе вопрос: «Кому и что я могу делегировать?» Постарайтесь выключить внутренний голос, если он постоянно нашептывает вам: «Хочешь сделать хорошо — делай это самостоятельно».

Сформулируйте, что вы хотели бы делегировать и почему это будет лучшим решением. Можно даже записать мысли на бумаге.

Например: «Я не хочу готовить презентацию для квартального отчета отдела продаж, но в освободившееся время планирую ездить к перспективным заказчикам и заключать с ними сделки, которые улучшат положение компании на рынке. Можно передать подготовку презентаций n, у него это прекрасно получается».

Может быть, у вас в подчинении есть люди, способные подхватить часть задач, чтобы освободить ваше время для чего-то более глобального. Или коллеги, с которыми вы на равных позициях и потому можете в новом формате разделить задачи. То есть один менеджер по продажам берет на себя подготовку отчетных презентаций за весь отдел, а его коллеги выделяют больше времени на встречи с клиентами и долгие созвоны.

Как понять, что работник справится с делом? Есть ориентир: если человек может решить 70% задачи, значит, она ему по зубам целиком. Так что коллега или подчиненный, который уже сталкивался с ситуациями, подобными вашей, скорее всего, отлично справится.

А вот с делегированием новых задач нужно быть осторожнее. Убедитесь, что:

  • задание соответствует навыкам и способностям человека, полностью ему понятно и не вызывает отторжения, он знает, почему и зачем это делает;
  • у коллеги достаточно ресурса для того, чтобы взять часть вашей работы.

«В какой-то момент я поняла, что корпоративный телефон буквально разрывается в сумке, а ни сил, ни времени отвечать на клиентские звонки нет. Попросила менеджера по маркетингу взять на себя телефон — а чего такого, он же всё знает, может проконсультировать по любому продукту не хуже, а то и лучше меня. Он согласился. А потом выяснилось, что новая задача ужасно раздражает коллегу: у него и так таск на таске и дедлайном погоняет, а тут еще и надрывные звонки каждые полчаса, он не был готов к тому, что их так много. Пришлось нанять секретаря и поручить ему следить за телефоном».

Ольга Р., предприниматель

2. Делегируйте задачи «постепенно», но целиком

Не стоит, придя на работу, с порога «радовать» подчиненного новостью, что теперь подготовка квартальных отчетов — полностью его задача, а вы умываете руки.

Сообщите человеку о своих намерениях.

Начните с приятного. Расскажите, почему вы выбрали именно его для решения этой задачи, почему он кажется вам достаточно опытным и, на ваш взгляд, справится.

Уточните, из каких этапов состоит работа, что он уже умеет, а чему нужно будет научиться.

Пообещайте помощь и поддержку. Абсолютно нормально, если поначалу человек будет приходить к вам с вопросами и промежуточными результатами, а вы потратите некоторое время на обратную связь по ним.

Обозначьте сроки, в которые работа должна быть сделана.

Затем предложите вместе расписать шаги, которые нужно предпринять для успешного решения задачи. Они могут быть такими:

  • собрать все данные по результатам квартала;
  • сопоставить данные с целями, которые стояли перед отделом;
  • четко рассказать, как именно были достигнуты те или иные результаты и что помешало выполнить то, что не получилось;
  • утвердить планы на следующий квартал — с вами и вышестоящим руководством.

А потом предложите свести всё это в одну красивую презентацию к такому-то числу. И показать ее вам.

Не дробите задачу. Пусть вашим квартальным отчетом занимается один ответственный сотрудник. Вы ему подскажете, и он сам решит, когда, к кому и за какими данными идти, с кем согласовывать цели, задачи на следующий квартал и готовую презентацию с отчетом.

Не поручайте одно и то же дело разным людям «для подстраховки». Во-первых, это снижает мотивацию и уверенность в себе у каждого из них. Во-вторых, размывает зону ответственности: зачем напрягаться и делать хорошо, если коллега занимается тем же?

Дайте все необходимые полномочия и доступы. Чтобы во время подготовки квартального отчета человек внезапно не обнаружил, что у него, например, нет доступа к аналитике.

Не тяните с обратной связью, старайтесь отвечать коллеге быстро. Даже если очень заняты. В начале делегирования это необходимо, чтобы задача не зависала, а сотрудник чувствовал, что справляется.

3. Доверяйте, но проверяйте

Как контролировать выполнение задачи — решаете вы сами. Это очень зависит от компетентности сотрудника и уровня вашего к нему доверия. Есть несколько вариантов контроля:

1. Итоговый: если вы полностью уверены в сотруднике. Дали задание, а за результатами пришли в день дедлайна. Например, если коллега много раз писал отчет вместе с вами, то при самостоятельной работе для него мало что изменится, разве что времени уйдет чуть больше.

2. Предварительный: когда вы верите, что у работника всё получится, но хотите подстраховаться. Например, потому, что человек раньше не сталкивался с абсолютно аналогичными задачами: делал презентации, но для клиентов, а не для отчетности. Вам важно убедиться, что всё идет хорошо. Договоритесь о датах предварительного контроля, когда вы будете заглядывать и просить рассказать, всё ли получается, показать, что уже сделано.

3. Поэтапный: если сотрудник компетентен, но вы не уверены, что у него есть нужные навыки, или в принципе работаете с ним не так давно. Вы вместе дéлите задачу на этапы, прикидываете, когда закончится каждый этап, и в конце каждого этапа сверяетесь, всё ли идет как надо.

4. Периодический: вы проверяете работу раз в заранее согласованный период — час, день, неделю. Подходит, если вы ужасно спешите, всё четко распланировано и надо быстро со всем справиться.

5. Выборочный: специалист есть, он работает, но вы пока не знаете, как хорошо он действительно разбирается в задаче. Или не можете позволить себе регулярно ходить с проверками. Тогда вы просто заглядываете в любой момент — убедиться, что процесс идет и вы всё успеваете.

«Я долго работала на износ, брала ответственность если не за все, то за многие процессы. А потом всё же уговорила руководство выделить ресурс на помощника, которому делегировала часть своих задач. Сотрудница была весьма компетентна, и мы начали с поэтапного уровня контроля, а затем перешли к предварительному и итоговому — зависит от сложности проекта. Мой опыт показывает, что стадии перехода от одного уровня делегирования к другому могут выглядеть довольно затянутыми и даже скакать в зависимости от задачи. Но главное — чтобы всем участникам процесса было комфортно и не страдало качество работы.»

Анна С., менеджер проектов

4. Будьте готовы к провалу

С одной стороны, делегирование развязывает руки и освобождает время. С другой — ставит в полную или частичную зависимость от другого человека. Поэтому стоит заранее решить, что вы будете делать, если сотрудник с задачей не справится.

Например, назначьте финальную дату контроля за несколько дней до собрания, на котором будут рассматриваться квартальные отчеты. Чтобы, в случае чего, у вас было время быстренько собрать аналитику и сделать презентацию в авральном режиме самостоятельно.

5. Благодарите за результат

Причем как лично, так и на публике. В примере с квартальным отчетом сделать это совсем просто: во время доклада расскажите, кто помог с его подготовкой, и от души поблагодарите сотрудника.

Чек-лист для успешного делегирования рабочих задач:

  • Четко сформулируйте задачу, которую вы хотите делегировать, и установите дедлайн.
  • Убедитесь, что человек знает, как справиться с задачей, и у него есть на это ресурс.
  • Не забудьте о контроле и обратной связи.
  • Подстрахуйтесь на случай провала.
  • Поблагодарите за проделанную работу.
  • Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ». 

    Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

    © Источник: ИA Kлepк.Py

    (Visited 3 times, 1 visits today)