Положения по персданным и новые отчеты в службу занятости. На что обратить внимание бухгалтеру и руководителю

Расскажу про два перечня, которые, может быть, будут полезными. Решила их в один пост объединить, хотя темы разные.

Документы по персданным

Недавно восстанавливали клиенту (небольшой компании) документы по персональным данным, и вот какие документы для него делали.

Может быть, перечень поможет сориентироваться, какие вообще документы необходимо подготовить по этому направлению.

Список документов, необходимых для работы с персональными данными работников (кроме ИТ- части):

Политика о персональных данных.
Положение о персональных данных работников.
Приказ об ответственном (ответственных) за работу с персональными данными.
Приказ об утверждении списка лиц для доступа к персональным данным.
Дополнение в должностные инструкции ответственных работников и допущенных работников.
Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Согласие на обработку персональных данных (в том числе биометрических данных).
Согласие на обработку персональных данных для распространения.
Согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам.
Согласие на получение данных от третьих лиц.
Приказ об утверждении перечня помещений для обработки персональных данных.
Приказ об утверждении мест хранения данных персональных данных.
Приказ о комиссии для уничтожения персональных данных.
Акт на выделение документов для уничтожения персональных данных.
Акт на уничтожение персональных данных.
Номенклатура дел (для определения сроков хранения).
Положение о Видеонаблюдении.
Приказ о Видеонаблюдении.
Согласие на видеонаблюдение
Уведомление о введении системы видеонаблюдения.
Приказ о внутреннем контроле (аудиторе).
Протокол внутреннего контроля персональных данных.

По-моему, немало документов — работать и работать. И еще ведь в актуальном состоянии надо их поддерживать, например, приказы о допущенных, об ответственных….

Отчеты в службу занятости

Второй перечень — перечень отчетов в службу занятости, которые делала для слушателей и клиентов, чтобы «уложить в голове» информацию об отчетах. Вдруг, тоже будет полезно.

Какие отчеты нужно подавать в службу занятости, и какие формы подачи отчетности используются:

Отчет о квотировании — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

Информация о реабилитации инвалидов — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Что там писать — непонятно, никаких мероприятий по реабилитации работодатели обычно не проводят. У меня клиенты прочерки ставят.

Отчет о сокращении/ликвидации — на сайте «Работа в России», не позднее чем за два месяца при наличии таких мероприятий (форма — Приложение 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

Отчет о неполном времени/приостановлении/дистанте — на сайте «Работа в России», в течение трех рабочих дней после принятия решения (форма — Приложение 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). По приостановлению (простою) — только если все производство или вся организация. Про дистанционке по-прежнему не очень понятно — получается, о любом переводе на дистант требуется подача этой отчетности? Странно…

Отчет о банкротстве — на сайте «Работа в России», ежемесячно, если есть такая процедура (форма — Приложение 3 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

Отчет о вакансиях, плюс форма по каждой вакансии — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 8, 9 к приказу Минтруда от 20 октября 2021 года № 738н). Как я поняла, по истечению месяца вакансии исчезают, и на следующий месяц даже если не были закрыты вакансии, надо опять заводить те же самые если не закрыты были? Не понимаю, зачем так?

Отметка при приеме работника/отказе в приеме — на сайте «Работа в России» — в случае приема/отказа, в 5-дневный срок, на сайте «Работа в России», либо в направлении органа службы занятости отметка о дне явки гражданина, причине отказа в приеме на работу и возврат направления гражданину в случае, если работодатель не зарегистрирован на единой цифровой платформе.

Отчет по квотированию (инвалидов и других категорий) в региональную службу занятости на бумажном носителе (как подавали ранее, до 01.01.2022). Лучше уточнить в региональных службах занятости. В одних регионах требуют, в других — нет. Мы-то все думали, что отчет о вакансиях на сайте «Работа в России» — это вместо этих отчетов (по крайней мере, в части инвалидов), чтобы нам жизнь облегчить. Оказалось, нет, чтобы усложнить…