Почему организации оцифровывают кадры: риски штрафов, новая отчетность в 2022 году, электронные архивы

Новые отчеты коснулись сведений, передаваемых в центры занятости (ЦЗН) и на портал «Работа в России». Сложнее придется предприятиям, для которых текучесть кадров привычна. Например, это розница или общепит. Причем в малых организация и у ИП текучка выше. Возможно потому, что предложить особенно высоких зарплат такой бизнес не может или на работу часто принимают сотрудников, не обладающих высокой квалификацией, либо из-за того, что малый бизнес служит, скорее, стартовым пунктом для работников, а не конечной точкой в карьере.

В итоге нагрузка на кадровый отдел или бухгалтера, который занимается документами по кадрам, возрастает в разы. Кроме того, приходится следить и за другими изменениями законодательства, например, в охране труда, и не забывать вовремя передавать данные в ИФНС, ПФР и ФСС. А также правильно хранить и своевременно уничтожать документы.

Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень):

  • 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
  • 50 лет, если это событие произошло после этой даты.

И не важно, отработал сотрудник 10 дней или 10 лет, все равно его нужно оформить по одному и тому же принципу и сохранять сведения, в т. ч. персональные данные, столько, сколько положено по закону.

Оцените безопасное хранение электронных и оцифрованных бумажных документов в электронном архиве системы «Кадры» от «АйТи Финанс» — получите демо-доступ. Также доступны архивы для первички и документов по охране труда.

Так появляется еще одна проблема — большое количество документов в архиве. Это затрудняет не только само хранение (нужно выделить место или заключить платный договор с архивом), но и поиск документов. Даже по уволенным работникам может быть проведена проверка. К примеру, при выездной проверке от ФНС или ФСС. Также вероятны внеплановые проверки от трудинспекции — жалобы обиженных экс-работников никто не отменял.

Итак, давайте посмотрим, какая же отчетность обязательна в 2022 году для подачи в новых направлениях.

Отчеты для портала «Работа в России» и ЦЗН

Согласно закону от 28.06.2021 № 219-ФЗ работодатель обязан размещать на портале определенную информацию, причем использовать для этого строго определенные каналы передачи данных.

В частности, нужно отчитываться о наличии вакансий ИП и организациям, у которых среднесписочная численность за прошедший год превысила 25 человек. Тем, кто только зарегистрировал бизнес, так же придется отправить сведения, если у них ССЧ превысит эту цифру.
Размещать вакансии нужно в соответствии с постановлением Правительства от 25.08.2015 № 885. При этом закон обязывает параллельно подавать сведения и в службу занятости. Исключение — если вакансии будут опубликованы на сайте «Работа в России», тогда сообщать о них в ЦЗН не нужно.

Отчитаться в ЦЗН придется и в других случаях (мы перечислим их ниже). Причем зачастую подача сведений раньше работодателями игнорировалась, а разные Центры устанавливали свои правила. Теперь же они регламентированы в постановлении от 30.12.2021 № 2576 (см. также п.3 статьи 25 Закона «О занятости населения в РФ» от 19.04.1991 № 1032-1).

Важно! Постановление от 18 марта 2022 года № 398 установило правила выплаты субсидий работодателям, которые трудоустроят у себя молодежь в возрасте до 30-ти лет (при соблюдении ряда условий). Причем нанять таких работников нужно именно через ЦЗН, в т. ч. с помощью размещения вакансий на портале.

Виды отчетности в ЦЗН:

  • О принятии решения о ликвидации или снятия с регистрации ИП, о сокращении штата (приложение № 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Подается не позднее, чем за два месяца до ликвидации или сокращения в отношении организации и за две недели — для ИП. При массовых увольнениях при сокращении — за три месяца.
  • О введении режима неполного рабочего времени или переводе работников на удаленную работу, о приостановке производства (приложение № 2 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Сроки отправки сведений — в течение трех рабочих дней со дня принятия соответствующего решения.
  • О наличии вакансий. Самый сложный отчет, т. к. закон не устанавливает его форму и отчитываться придется по формам, которые потребует каждый конкретный ЦЗН. Поэтому, если у вас есть несколько филиалов в разных городах или даже регионах, то возможно придется заполнять разные формы сведений. То же касается и сроков — их каждый ЦЗН также будет устанавливать самостоятельно.

Если вакансии у организации или ИП отсутствуют, то есть два варианта:

  • Если данные размещаются на портале (у организации или ИП есть там личный кабинет), то подавать «нулевые» сведения не нужно согласно п. 29 правил, утвержденных постановлением от 25.08.2015 № 885.
  • Если данные передаются другим способом, то возможно ЦЗН потребует предоставить «нулевую» отчетность. В этом случае необходимость ее отправки нужно уточнить в своем Центре.
    • О квотируемых рабочих местах для инвалидов и иные данные, необходимые для деятельности по содействию их занятости (приложения № 4 и 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Сроки подачи отчетов надо уточнять в ЦЗН.
    • О банкротстве (приложение № 3 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Передавать данные нужно ежемесячно, начиная с месяца, в котором началась процедура банкротства.

    Сдать отчетность можно напрямую в ЦЗН (лично или через представителя, действующего по доверенности), отправить почтой ценным письмом с описью, передать через оператора ЭДО (такую возможность нужно уточнить у своего оператора, т. к. далеко не каждый стандартный тариф, включающий подачу обычных отчетов, будет включать и обмен документами с ЦЗН), через портал «Работа в России».

    Это общее правило, но есть ограничения. Те работодатели, у которых среднесписочная численность больше 25 человек обязаны передавать данные о вакансиях, в т. ч. для инвалидов только через портал (п. 3.2 Закона № 1032-1), а с 01.01.2023 появится возможность отправлять их еще и через Госуслуги.

    Штрафы

    За нарушения (например, непредставление отчета в ЦЗН) установлены штраф по КоАП (статья 19.7):

    • Для должностных лиц и предпринимателей — от 300 до 500 рублей;
    • Для юрлиц — от 3 000 до 5 000 рублей.

    Хранение документов

    Что касается хранения кадровых документов, то кроме проблем с местом их размещения и длительными сроками есть и другие:

    • Обмен данными между департаментами, отделами, филиалами. Даже в пределах города, такого как Москва, сложно передавать документы из подразделения в офис. Как минимум придется обеспечить такую транспортировку документов, содержащих персданные, чтобы обеспечить их сохранение от чужих глаз (т. е. перевозка просто в папках и коробках вряд ли подойдет, их, как минимум, нужно будет опечатывать). Да и чисто физически доставка оригиналов может занимать время. Особенно это характерно для крупных компаний с разбросанной структурой — строительные компании, ритейл, автодилеры, сети салонов красоты и т. п.
    • Выдача полномочий на работу с персональными данными. Не каждый бухгалтер обладает нужными знаниями для правильного и законного ведения личных дел, оформления различных кадровых документов. Делопроизводству, архивному делу и т. п. необходимо обучаться специально — либо на курсах, либо при повышении квалификации.
    • Выдача работникам документов по запросу — справок, копий трудовой книжки, приказов и др. документов. Для работодателя установлены сроки, в которые он обязан предоставлять работнику такие документы, — три рабочих дня, а при увольнении все необходимые в таком случае документы нужно выдать в последний работы (день увольнения).
    • Проведение проверок. ФНС, ФСС, ПФР в ходе выездных и камеральных проверок могут запрашивать подтверждения указанным в отчетах данным. К примеру, копию трудового договора и дополнительных соглашений к нему, чтобы подтвердить неполное рабочее время. Отдельно стоят проверки трудовой инспекцией — тут у вас могут проверить буквально все: от документов по приему на работу и выплате зарплаты до специальной оценки условий труда. Сроки у государственных органов на предоставление документов тоже есть, их указывают в требовании.

    Получается, что любые кадровые документы всегда должны быть под рукой у кадровика, бухгалтера, руководителя. Как совместить это с необходимостью передавать их в архив?

    Кроме того, сейчас активно внедрятся ЭДО, причем электронные документы в отдельных случаях становятся обязательными. Пока это почти не коснулось кадров. Электронные документы используются, как правило, только при удаленной работе и при использовании электронной трудовой книжки.

    Напоминаем, что с 1 января 2022 года при приеме на работу сотрудника, у которого ранее трудовая книжка не заводилась, работодатель обязан подавать данные о его трудовой деятельности в ПФР только в электронном виде. Аналогично нужно поступать, если сотрудник сам изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку.

    Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес в ТК новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Теперь работодатели могут вводит в организации КЭДО (кадровый ЭДО). Но отказаться от «бумаги» полностью все равно не получится, поэтому придется совмещать формирование и хранение как электронных, так и бумажных документов.

    Штрафы за нарушения при хранении документов:

    • Для должностных лиц и ИП — от 3 000 до 5 000 рублей.
    • Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

    Как решает проблемы с хранением документов электронный архив

    Из главных преимуществ — документы будут доступны пользователям без необходимости обращения к оригиналам. Исключения — выездные проверки, когда будут нужны оригиналы.

    Но тут компания должна поработать над регламентом — документы могут храниться, например, на местах — в подразделениях или только в головном офисе в бухгалтерии, в централизованные архиве. Кроме того, закон позволяет в отдельных случаях, например, если нет возможности предоставить место для работы проверяющим из налоговой — не в подсобке магазина или на складе им просматривать личные дела, — передавать документы в саму инспекцию. Т. е. проверка будет проходить на территории ФНС.
    Учитывая, что выездные проверки скорее исключительное явление и нечастое, то во всех прочих случаях достаточно будет сканов бумажных документов.

    Не все знают, что электронный архив не просто хранит оцифрованные документы (т. е. работает по принципу «отсканировал — загрузил — сохранил»), но и распознает информацию в них — тип документа, дату, номер, ФИО сотрудника и т. д. — сортирует, создает подборки и позволяет пользоваться удобным поиском.

    Например, Архив «Кадры» компании «АйТи Финанс» позволяет работать со 196 формами кадровых документов (приказы, личные карточки сотрудников, трудовые договоры, и т.п.), которые загружаются в форматах: XML, PDF, XLSX, XLS, JPG, JPE, BMP, GIF, PNG, TIFF, DOC, DOCX, PDF, RTF. Система дает возможность распознать следующие атрибуты: тип, номер, дата и тематика документа, ФИО сотрудника.

    Как выглядит работа с таким электронным архивом можно посмотреть на видео:

    Почему вам нужно оцифровывать документы по кадрам

    Передача большинства данных и их получение из государственных и иных информационных и учетных систем происходит сейчас, как правило, в электронном виде. Например, мы уже приводили в пример передачу в электронном виде сведений на портал «Работа в России». Также можно запрашивать и передавать ряд данных через Госуслуги. Это быстро, удобно и надежно.

    Кроме того, через оператора ЭДО можно также передавать как собственно электронные, документы, так и сканы (зависит от положений законодательства и конкретной ситуации). Поэтому на любой случай проще иметь готовые оцифрованные заранее документы.

    Например:

    • При передаче данных по больничному листу (а сейчас б/л оформляется только в электронном виде) или для назначения пособия (по уходу за ребенком, по беременности и родами) можно сразу прикрепить все необходимые для проверки документы в виде сканов — заявления, справки, приказы и др.
    • При расхождении данных в системе ПФР с данными работодателя (например, в СЗВ-М). Для того чтобы не получить штраф за недостоверность сведений, можно направить пояснения с приложением подтверждающих документов: копией СНИЛС, ИНН, паспорта сотрудника. Это поможет предотвратить штрафные санкции.
    • При камеральной проверке затребованные документы можно передать электронно. Например, когда идет запрос о подтверждении размера заработной платы (камералка РСВ или 6-НДФЛ) можно отправить штатное расписание и трудовые договоры через оператора ЭДО в налоговую.
    • На запросы Госинспекции по труду также можно отвечать электронно.

    Главное — подключите к решению вопроса оцифровки руководство. Ключевые сотрудники, работающие с кадрами, должны иметь возможность провести оцифровку — для этого потребуется сканер и (для передачи документов в электронный архив) доступ в интернет.

    Защита персональных данных

    К персональным данным относится любая информация по физлицу, которая позволяет его определить (согласно статьи 3 Закона «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Например:

    • ФИО;
    • место и дата рождения;
    • место регистрации;
    • фото;
    • сведения о семье;
    • данные о зарплате;
    • номер телефона, адрес e-mail, аккаунтов в соцсетях;
    • паспортные данные;
    • СНИЛС и другие.

    Причем, если паспортные данные сами по себе идентифицируют конкретного человека и сразу являются персональными данными, то, например, электронные адреса станут такими только если указать их в базе данных вместе с ФИО — т. е. связать с конкретным человеком. Сам собой адрес вроде belochka95@pochta.ru не является персональными данными.

    Персональные данные можно использовать в преступных, мошеннических и иных незаконных целях, поэтому их нужно тщательно беречь. Доступ к таким данным должны иметь только определенные сотрудники, использовать — только в пределах своих полномочий и в рабочих целях.

    При заключении трудового договора стоит сразу получить согласие сотрудника на обработку персональных данных: сбор, передачу, хранение и т. д. В определенных случаях получить данные от сотрудников работодатель обязан (как и передавать, например, в отчетности), специальных разрешений на это не требуется (как и регистрации работодателя как оператора в Роскомнадзоре). Но лучше заранее получить согласие и обезопасить себя от будущих претензий и штрафов, т. к. размеры санкций внушительные.

    За нарушения в сфере персональных данных установлена ответственность статьей 13.11 КоАП:

    • Если провести обработку данных, не соответствующую цели их сбора (к примеру, собрать сведения о СНИЛС для подачи СЗВ-М и другой отчетности, а в итоге использовать для перевода накоплений сотрудников в негосударственный пенсионный фонд, с которым работает компания) — штраф до 10 000 рублей на должностных лиц, до 50 000 рублей — на организации.
    • Обработка данных без письменного согласия работника — штраф до 20 000 рублей на должностных лиц, до 75 000 рублей на организации.
    • Если вы станете хранить персональные данные на серверах, находящихся за пределами РФ — штраф до 6 млн рублей.

    Если вы собираетесь хранить сведения о сотрудниках на стороннем сервере, то нужно убедиться, что защиту персональных данных обеспечивает зарегистрированный оператор. ООО «АйТи Финанс» включено в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных под регистрационным номером 77-21-019601. DATA-центр компании соответствует требованиям ЦБ и нормам закона 152-ФЗ.

    Стоимость системы «Кадры» всего от 2000 рублей в месяц. Вы можете получить бесплатный демо-доступ на 3 дня.

    Оставить заявку на бесплатный демо-доступ

    Сложности в создании архива

    Сейчас в организации поступают документы в разном виде — бумажном, электронном, в виде сканов, в иных форматах. К каждому виду документов приходится применять разные правила хранения. Бумажные документы нужно подшивать, создавать описи, а электронные нужно сохранять на надежном сервере и хранить к ним сертификаты электронных подписей. Удобнее загружать документы в единый архив, где они будут доступны уполномоченным лицам в любое время, в таком архиве оцифрованные бумажные документы можно хранить и после уничтожения оригиналов.

    При оцифровке одна из проблем — распознавание реквизитов документа. Просто отсканировать его недостаточно. Нужно, чтобы документ можно было расположить в нужном разделе, папке, группе документов и потом легко его найти. Поэтому нет смысла использовать просто облачное хранилище — это всего лишь место, где будут содержаться цифровые копии. Нужно использовать именно электронные архивы.

    При загрузке в систему «Кадры» электронные документы, полученные от оператора ЭДО, распознаются с результативностью до 100%. Процент распознавания документов, загруженных в ином формате и имеющих типовую унифицированную форму (счет, счет-фактура, ТОРГ-12, УПД и др.), составляет 90%. Нетиповые формы система может распознать не до конца, поэтому часть атрибутов нужно заполнить вручную.

    Для пользователей тарифа ПРОФ любые документы распознаются на 100%.

    Получите скидку на тариф ПРОФ от 5% до 20%.

    До конца акции всего несколько дней!

    Система электронного архива от «АйТи Финанс» работает по принципу 1 файл — 1 документ. Например, накладная на 5 листах сканируется в 1 файл. Если вы загружаете сразу пакет документов (такой тип загрузки тоже доступен), к примеру, счет, счет-фактуру и ТОРГ-12, то необходимо разделить его на три файла.

    Ошибки при создании электронного архива и как их избежать

    Ошибка в дате начала и соответственно сроке хранения

    Часто кадровики или бухгалтера ошибаются в дате, от которой следует отсчитывать срок хранения документа. Срок нужно считать с 1 января года, который следует за годом завершения документа. Год завершения — это год, когда актуальность документа была утрачена.

    К примеру, график отпусков на 2022 год, который утвержден в декабре 2021 года, утратит актуальность в 2022 году. Срок его хранения — три года, значит срок хранения нужно считать с 1 января 2023 года. Получается, что хранить такой график нужно до конца 2025 года.

    Чтобы правильно определять дату, с которой начинать отсчет и срок хранения, нужно просто внимательно читать приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и обращать внимание на примечания. Например, вот такие:

    Видите, как в десятки раз отличается срок хранения табелей в зависимости от условий труда сотрудников?

    Уничтожение оригинала после сканирования

    Мы уже упоминали, что оригиналы документов все равно нужно хранить. Оцифровка не означает, что вы создали электронный документ: скан-копия не является юридически легитимным документом. Поэтому сроки хранения копий организация может определить сама, исходя из потребностей, они могут быть больше, меньше или такими же, как установлено законом. А вот оригиналы надо хранить согласно нормам приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

    Здесь важную роль играют внутренние регламенты. Нельзя пренебрегать, например, таким документом, как график документооборота. Тогда оригиналы будут попадать в кадровый отдел или бухгалтерию вовремя, а сотрудники точно знать — нарушение станет поводом для дисциплинарного взыскания.
    После получения оригинала исполнитель также должен точно понимать, куда его передавать после обработки (заведения в программу учета, оплаты, снятия копии, сканирования и т. д.).

    К примеру, бухгалтер после формирования платежной ведомости, получения сотрудниками оплаты и их росписи в ведомости, подшивает ее в специальную папку, а по окончании периода (допустим, года), передает в архив компании. У него при этом сохраняется доступ к оцифрованной версии ведомости в системе электронного архива. Такую цифровую копию можно распечатать и заверить подписью руководителя и печатью компании. Или создать электронный документ — т. е. подписать цифровую копию электронной подписью директора или иного уполномоченного лица.

    Узнать больше об электронных облачных архивах и заказать демо

    © Источник: ИA Kлepк.Py

    (Visited 19 times, 1 visits today)