Переход на новую учетную систему: что предусмотреть бухгалтеру #Коломна

Переход на новую учетную систему: что предусмотреть бухгалтеру #Коломна Помощь юриста аутсорсинг

Переход на новую учетную систему: что предусмотреть бухгалтеру #Коломна Помощь юриста аутсорсинг

У наработок есть обратная сторона медали. Некоторые работают по одному шаблону, и не готовы идти навстречу вашим требованиям. Конечно, любой поставщик может предложить не то, что вы планировали купить. Обязательно рассмотрите и обсудите полученные предложения. Они могут быть настолько выгоднее, что пересматривается весь проект. А может быть, поставщик не понял задачи, при обсуждении вы увидите это.

Назовите исполнителю свои требования. Если их начнут обсуждать, спорить, давать рекомендации, значит, вас услышали. Если реакции не последовало, попросите оценить ваши пожелания, дополнить их. Если и тут — молчание, или «всё хорошо и понятно», задумайтесь над отношением исполнителя к задаче. Нежелание понимать вас говорит о том, что делать ничего и не собираются.

После того, как обсудили план с менеджером или руководителем проекта, попросите встретиться с кем-нибудь из непосредственных исполнителей. Попросите его оценить план: краткое объяснение каждого пункта, в котором он компетентен, что есть лишнее, чего не хватает по его мнению. Сравните «показания».

Любой поставщик, к которому вы обратитесь, сразу же предложит обследование текущих бизнес-процессов. Вы не знаете возможностей продукта (если знаете — это снизит объём экспертизы, но не отменит её), а исполнитель работ — особенностей вашего бизнеса. Срок выполнения обследования — от одного дня до месяца. Основная задача — выявить необходимые для начала эксплуатации работы. Остальное — кто бы и как вас ни убеждал — опционально. Дело в том, что никакая экспертиза не охватит всех ваших пожеланий и деталей бизнеса. Изменения будут. Но они будут более осознанными, полными и правильно реализованными при наличии опыта работы в программе у ваших пользователей. Частая уловка — бесплатная экспертиза или большая скидка на неё. Цель уловки — «ввязаться в бой». Расчёт на то, что, потратив время и деньги, вы не дадите уже обратный ход, попадёте в зависимость от исполнителя.

Вот, что должны содержать результаты исследования:

информацию, необходимую для понимания документа третьими лицами. В нём могут быть словарь, описание структуры подразделений, краткое описание и назначение взаимодействующих программ, описание оборудования заказчика, и т.д;
обоснованный выбор программного продукта;
два варианта изменений серверного и сетевого оборудования: минимальный и рекомендуемый (по мнению исполнителя) или заключение о пригодности оборудования;
список необходимых работ и поставок;
список требований сторон;
оценку времени работников заказчика, которое потребуется уделить проекту;
план-график с указанием стоимости по каждому пункту работ и поставок;
предварительная оценка каждого этапа по срокам и суммам;
список некритических, но планируемых или рекомендованных исполнителем работ и поставок;
список наборов прав (ролей) пользователей, которые будут работать в системе.

Конечный документ должен быть понятен. Дайте его почитать кому-нибудь со стороны (с соблюдением требований конфиденциальности, конечно). Если что-то непонятно — надо исправить. Если есть вопросы — разрешите их сейчас, иначе после они перейдут в несогласованность действий.

Рекомендую в договоре указать обязанность исполнителя доработать документ по замечаниям заказчика и представить его в окончательном виде до первого этапа. Это позволит обойти ряд проблем:

нечитаемый документ. Часто то, что исполнитель называет «профессиональным языком», на деле оказывается простой безграмотностью. Уважающий свою работу аккуратный исполнитель никогда не передаст чистовой вариант, изобилующий ошибками;
отсутствие результата. Грамотно составленные документы могут оказаться неподходящими: договор для другой организации бегло исправили под ваши задачи. Мне встречались случаи, когда даже название организации забывали исправить;
информация, не соответствующая действительности.

4. Заключайте договор

Еще раз ознакомьтесь с планом и графиком работ. Окончательно устраните любые непонимания. Именно на этапе составления договора недобросовестный исполнитель попытается включить лишние, не нужные вам работы.

Перечислю только некоторые из частых ошибок:

наличие в договоре предоплат без гарантии возврата;
отсутствие важных условий. Например, если установка системы связана с последующим аутсорсингом — важно указать условия хостинга, включая тестовые копии баз для разработки;
условия, когда оплачивается процесс, а не результат (исключение — обслуживание, сопровождение и изменение условий заказчиком);
включение работ, от которых вы не можете отказаться до их начала;
отсутствие регрессивных условий конфиденциальности.

Далее определите с исполнителем, когда и за что должна проходить оплата. В графике есть сроки поставок и завершения работ. По ним можно определить даты оплат, их суммы — из договора, и включить в свой финансовый план.

5. Начинаем работать в системе

Первую установку программы лучше всего проводить силами ваших системных администраторов под контролем исполнителя. Исполнитель, конечно, и сам может установить ПО, но важно, чтобы ваш специалист был в курсе всех особенностей установки.

Каждая программа имеет настройки, и их немало. Так же, как и с установкой, рекомендую ввод настроек своими силами под контролем и с консультациями исполнителя. Для этого потребуется, чтобы настройки были распределены между ответственными лицами.

После начала работы появляются вопросы по существу, массовый сбор идей и возможность спланировать внедрение с учётом особенностей программы. Часто исполнитель сначала дорабатывает программу, а потом пускает туда пользователей. Это неправильно! Начинайте работать сразу же, как появится возможность, и есть высокая вероятность того, что доработки не потребуются и будет сэкономлено много денег.

Не откладывайте возникшие у вас вопросы по регламентным операциям, которые обычно проводятся в конце месяца. Пусть вам ответят на эти вопросы заранее.

6. Проведите необходимые доработки

Доработки на данном этапе выполняются только необходимые. Устраняются препятствия, которые критически мешают кому-то работать. Например, не разграничены права доступа. Если можно работать без доработки — она откладывается. Все, у кого помех нет — работают, формируют свои пожелания, из которых составляется план развития системы.

Частая ошибка — разработка функционала, который уже есть в типовой конфигурации. Она возникает из-за:

халатности, когда исполнитель не потрудился проверить наличие функционала;
нежелания работников заказчика перейти на имеющийся похожий функционал (отказываться от привычек). Добросовестный исполнитель постарается переубедить заказчика, недобросовестный — перепрограммирует всю систему вдоль и поперёк.

Запомните: любая, а особенно — некачественно сделанная доработка повышает стоимость обслуживания системы.

Некоторые исполнители требуют от заказчика техническое задание для доработок. Помните: готовить его должен сам исполнитель. ТЗ пишется языком, понятным заказчику. Оно должно содержать:

реальные требования заказчика;
предварительную схему решения. В ней должны быть:

— основные этапы решения;

— ключевые моменты методологии;

— детали, изменение которых особенно трудоёмко;

сценарий тестирования;
описание результата;
ограничения и условия;
при необходимости — примеры и кейсы.

ТЗ не должно содержать:

излишней детализации и ограничений;
указаний на конкретные объекты (могут быть редкие исключения — в разделе «примеры», и т.д.). Например, не должны упоминаться «права для Иванова Алексея Петровича» или «Тульский филиал»;
информации, не относящейся к вопросу. Именно поэтому я не рекомендую составлять ТЗ по ГОСТу и некоторым другим стандартам (IEEE 29148-2011, RUP).

В случае простых или однозначно понимаемых доработок составление технического задания превратится в лишние трудозатраты.

© Источник: ИA Kлepк.Py

Переход на новую учетную систему: что предусмотреть бухгалтеру #Коломна Помощь юриста аутсорсинг

(Visited 6 times, 1 visits today)