Как правильно хранить документы в 2023 году

Как правильно хранить документы в 2023 году трудовой договор персональные данные налоговая проверка кредиты КоАП заработная плата

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Сколько времени нужно их хранить? В статье даем ответы и удобную таблицу со сроками.

Где смотреть сроки хранения документов

Ответ о сроках хранения документов можно найти в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, НК и в ведомственных документах.

Кроме того, есть специальный приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Документ

Срок хранения

Основание

Бухгалтерские документы

  • Первичные учетные документы
  • Кассовые документы и книги
  • Банковские документы
  • Корешки чековых книжек
  • Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
  • Авансовые отчеты
  • Переписка

5 лет

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. приказом Росархива  № 236

Статья 29 Закона № 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

5 лет

Статья. 29 Закона № 402-ФЗ

Документы учетной политики

5 лет

Пункт 267 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Годовая — постоянно.

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

5 лет

Пункты 310, 311 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

5 лет

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

5 лет

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК.

Статья 29 Закона № 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог, и еще пять лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан

 Письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

5 лет

 Пункт 314 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

5 лет

 Пункт 570 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

50/75 лет

Пункт 308 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

 

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

6 лет

Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Счета-фактуры

5 лет

Пункт 317 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства  от 26.12.2011 № 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

6 лет

Пункт 3 ст. 89.2 НК

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

5 лет

Пункт 294 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

6 лет

Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Реестры сведений о доходах физлиц

5 лет

Пункт 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

 

Пункт 296 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

75 лет

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

50 лет

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50/75 лет

Пункт 295 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Исполнительные листы

5 лет

Пункт 299 Перечня, утв. приказом № 236

Табели учета рабочего времени

5 лет

Пункт 402 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче материальной помощи

5 лет

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

6 лет

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

5 лет

Пункты 618, 633 Перечня, утв. приказом Росархива  № 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

5 лет

Пункт 636 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Постоянно

Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

1 год

Пункт 381 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Постоянно

Пункт 440 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

График отпусков

3 года

Пункт 453 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

3 года

Пункт 383 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Заявки о потребности в иностранцах

1 год

Пункт 377 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

5 лет

Пункт 409 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

45 лет

Пункт 424 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Пункт 434 Перечня, утв. приказом № 236

Приказы о направлении в командировку

5 лет

Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

5 лет

Пункты 300, 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

5 лет

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

3 года

Пункт 635 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

50/75 лет

Пункт 435 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Пункт 449 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Уведомления, предупреждения работников

3 года

Пункт 436 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

1 год

Пункт 451 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

45 лет

Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

5 лет

Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

50 (75) лет

Пункт  414 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

5 лет

Пункт 318 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

 

— по месту утверждения

5 лет

Пункт 243 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

— по месту разработки

постоянно

Отчеты о выполнении планов ФХД

 

 

— годовые

5 лет

Пункт 272 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

— квартальные

5 лет

— месячные

1 год

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества/движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10/5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договор лизинга

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договор мены недвижимого/движимого имущества

До ликвидации организации/5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договор поручения: по недвижимому/движимому имуществу

15/10 лет

Пункт 101 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

10 лет

Пункт 261 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Как хранить документы

Порядок хранения первички прописан в пунктах 23 – 27 ФСБУ 27/2021, (утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Подлинники документов надо хранить в том виде, в котором они составлены. Бумажные документы запрещено переводить в электронный вид.

Доступ к архиву документов должен быть ограничен. Если к документам предоставлен доступ, об этом надо проинформировать главбуха.

Как оштрафуют за нарушение сроков хранения

За нарушение сроков хранения документов для должностных лиц компании предусмотрен административный штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

Повторное нарушение грозит штрафом в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификацией должностного лица на срок от года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).

© Источник: ИA Kлepк.Py

(Visited 6 times, 1 visits today)