Как перейти на электронный кадровый документооборот в 1С

Тенденции перехода на электронный кадровый документооборот

Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это вопрос времени. Электронный документооборот внедряется повсеместно в различные сферы делопроизводства. Начиная от отчетности и взаимодействия с государственными органами, и заканчивая внутренней перепиской и взаимодействием между сотрудниками внутри организации.

Мы видим две тенденции к скорому повсеместному переходу на кадровый электронный документооборот:

  • Президент подписал закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

  • Бумага резко подорожала. В последние недели цена на бумагу резко повысилась. Эти траты и раньше были существенными, сейчас стали запредельными. Массовый отказ от бумажного документооборота из-за экономической нецелесообразности — частое явление, особенно в среде крупных организаций.

  • Кадровый ЭДО — для чего

    Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:

    • риски неправильного или несвоевременного оформления документов;
    • сложности с обработкой документов;
    • необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.

    Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.

    Результат перехода на КЭДО — автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:

    • нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;
    • программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;
    • значительно сокращается время оформления и подписания документов;
    • снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.

    «1С:Кабинет сотрудника» — что это и как поможет компании

    Для плавного перехода на кадровый ЭДО был разработан специальный сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это комплексное решение, значительно расширяющее возможности привычного кадрового документооборота и облегчающее работу компании.

    Доступ к сервису возможен как через браузер, так и мобильное приложение. Самим сотрудникам доступ в базу «1С» давать не придется — им достаточно иметь свой личный кабинет. На сегодня сервис предусмотрен для штатных сотрудников, однако в планах разработчиков адаптировать его для работников по ГПД, в том числе самозанятых.

    Сотрудник может в сервисе получить бесплатную неквалифицированную электронную подпись. Она хранится в облаке сервиса, имеет юридическую значимость после заключения дополнительного соглашения о ее применении сотрудником.

    Как перейти на кадровый ЭДО

    Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и утверждает локальный нормативный акт. Такой акт должен определять:

    • информационную систему для ведения ЭДО;
    • порядок доступа к информационной системе;
    • список электронных документов и категорий сотрудников, по которым будет вестись ЭДО;
    • сроки уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;
    • информацию о дате введения ЭДО в компании.

    Как работать в «1С:Кабинет сотрудника»

    Рассмотрим конкретный пример: сотрудник составляет заявление на отпуск.

    В мобильном приложении или браузере сотрудник работает с данными, там же содержится необходимая информация. Сотрудник нажимает кнопку «Отправить» и заявление попадет на согласование к руководителю.

    В своем приложении руководитель получит уведомление о новом событии. Если все в порядке, нажимает «Согласовать».

    Как перейти на электронный кадровый документооборот в 1С документооборот

    После согласования заявление попадает к ответственному сотруднику и отображается в окне сервиса. На основании заявления можно ввести документ «Отпуск», при этом все данные загрузятся автоматически.

    Как перейти на электронный кадровый документооборот в 1С документооборот

    Далее кадровик формирует приказ. Его можно не распечатывать, а отправить сразу в кабинет сотрудника — будущего отпускника.

    Как перейти на электронный кадровый документооборот в 1С документооборот

    В своем личном кабинете сотрудник может ознакомиться с приказом, скачать его, проверить правильность. Если все в порядке, подписывает приказ и документ снова попадает в программу.

    Как перейти на электронный кадровый документооборот в 1С документооборот

    Другие возможности сервиса

    • публиковать расчетные листы;
    • оформлять сотруднику налоговые вычеты;
    • выдавать и получать справки;
    • согласовывать периоды отсутствий (больничных, командировок, учебных отпусков и др.);
    • узнать оставшиеся дни отпуска.

    В планах разработчиков — создать возможности подписывать через личный кабинет сервиса авансовые отчеты и передавать произвольные файлы, подписанные ЭЦП (акты, договоры).

    Какие документы не оформить через кадровый ЭДО

    Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ст. 22.1 ТК):

    • трудовые книжки;
    • акты о несчастных случаях на производстве;
    • приказы/распоряжения об увольнении сотрудника;
    • документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.

    © Источник: ИA Kлepк.Py

    (Visited 4 times, 1 visits today)