Как передать документы при увольнении сотрудника, если он не может прийти в офис

По разным причинам сотрудники могут пожелать уволиться с работы, не приходя в офис. Обычно это дистанционщики, но бывают и исключения. Как работодателю правильно оформить документы в такой ситуации, расскажем в статье.

Как оформить увольнение дистанционщика

Когда понадобится бумага

Для увольнения дистанционщика стороны вправе обмениваться электронными письмами. Используйте усиленную квалифицированную ЭЦП. Сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП (ст. 312.3 ТК).

Но даже при электронном документообороте некоторые документы придется отправить обычной почтой. Так, сотрудника можно ознакомить с приказом об увольнении в электронной форме. Однако компания обязана в течение трех рабочих дней со дня его издания направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа на бумаге (ст. 312.3, 312.8 ТК).

Сотрудник вправе попросить выдать ему заверенные копии документов, которые связаны с работой. У компании есть три рабочих дня с этого момента, чтобы направить копии документов по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.3 ТК).

Заверьте документы с учетом пункта 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Укажите слово «Верно», а под ним проставьте должность, ФИО и подпись работника, который заверяет приказ, а так же дату заверения.

Как поступить с трудовой книжкой

Запись об увольнении в трудовую книжку внесите по тем же правилам, что для обычных работников. Укажите основание увольнения и ссылку на соответствующую норму.

Запись не нужно вносить, если:

работник впервые поступает на работу после 31.12.2020: на таких лиц трудовые книжки не оформляются (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, и подал заявление (ст. 66, 66.1 ТК);
дистанционщик не передавал бумажную трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК).

Если трудовая книжка не ведется, направьте работнику заказным письмом с уведомлением СТД-Р. Документ оформляется на бумажном носителе и должен быть заверен (ст. 66.1 ТК).

Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то при увольнении надо выдать именно ее. Выдавать ему дополнительно СТД-Р не надо (ст. 84.1 ТК).

Как оформить увольнение обычного работника

«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.

У вас уже есть подписка?

Войти в аккаунт