Как ознакомить с записями в трудовой книжке #Коломна

Как ознакомить с записями в трудовой книжке #Коломна Помощь адвоката КоАП

Как ознакомить с записями в трудовой книжке #Коломна Помощь адвоката КоАП

Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

В процессе работы

По постановлению правительства от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями в его документе о стаже. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника, фиксируются в его личной карточке. Вот в личной карточке работник и ставит свою подпись об ознакомлении.

Бывает, что структурные подразделения организации находятся в разных городах. Тогда доведение соответствующих сведений и информации осуществляется заочно, сотруднику высылается извещение с последующей отметкой об этом в личной карточке. При проведении проверок такой способ ознакомления вызывает вопросы, поэтому мы рекомендуем прикалывать к личной карточке расписку работника, в которой он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен.

Это не совсем обычный способ, но он не противоречит законодательству. В законодательстве не указано, каким образом процесс ознакомления необходимо организовывать, поэтому и электронный способ обмена сведениями подходит, но для такого способа взаимодействия у персонала должны быть электронные подписи.

При увольнении

В соответствии с пунктом 35 правил ведения и хранения книжек, при увольнении все сведения, которые были внесены в трудовую сотрудника, должны заверяться подписью работодателя или уполномоченного им лица, печатью организации и подписью самого сотрудника.

На практике работодатели лично редко заверяют документы о стаже работы своих сотрудников, обычно это делегируется ответственному сотруднику, уполномоченному приказом. В этом случае ответственное лицо вносит запись в книжку, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Некоторые делопроизводители при ознакомлении работника с внесенной записью ставят «ознакомлен» или «с записью ознакомлен» в трудовой книжке, и некоторые проверяющие на это указывают. Формально такая запись не нужна, нормативные документы не предписывают вносить подобное. Тем не менее, это не является ошибкой и инспектора об этом знают.

Образец с записью в трудовой книжке «ознакомлен»

Ошибки заполнения

Описание ошибки

Обоснование

Работник оставляет только свою подпись

Инспекторы говорят, что в этом случае непонятно, работник ли это расписался или кто-то иной. Формулировка такая: личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил

При ознакомлении указывается дата

Дата и так уже указана в первом столбце

Пишут слово «ознакомлен» или что-то еще в разных вариациях, например, «с записью в трудовой ознакомлен» или «трудовую на руки получил»

Формально закон это делать не обязывает, кроме того, подтверждением получения книжки на руки является подпись сотрудника в книге учета движения, там же и дата указывается

Работник подписывается и указывает только свою фамилию

Инспекторы настаивают, чтобы указывались фамилия и инициалы, причину см. в пункте 1

Записи заверяются печатью отдела кадров

В этом случае инспектора указывают на однозначную ошибку и ссылаются на пункт 35 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225

Образец ознакомления работника с записью в трудовой книжке

Важно! Правильное ознакомление в книжке — это когда есть подпись сотрудника, его фамилия и инициалы. Нужно ли писать в трудовой книжке ознакомлен или не писать, решать вам. Не всем инспекторам эта запись нравится, но и за нарушение ее считать нельзя.

Что касается печати организации, то ее ставят, если она есть. Если ее нет, то ничего не ставят. Если проштамповать оттиском отдела кадров или какой-то еще личной печатью, это фиксируется как однозначное нарушение, и организация может быть подвергнута административному наказанию по статье 5.27 КоАП РФ. Когда ставить печать — до или после подписи человека — это на усмотрение работодателя.

Нюансы

Если человек сменил фамилию (например, в связи с вступлением в брак), сведения об этом указываются на титульном листе. Фамилия работника, указанная при ознакомлении с информацией об увольнении, должна совпадать с той, что указана на титульном листе документа. Ошибки при смене фамилии имеют неприятные для работника последствия при оформлении пенсии.

© Источник: ИA Kлepк.Py

Как ознакомить с записями в трудовой книжке #Коломна Помощь адвоката КоАП

(Visited 4 times, 1 visits today)